Feedback geven

dec 10, 2019

Het einde van het jaar nadert, dat betekent voor veel mensen dat ook de tijd van de beoordelingsgesprekken weer is aangebroken.

Is zo’n beoordelingsgesprek nog van deze tijd? Ja, want mensen willen horen of ze goed gefunctioneerd hebben. Dat hun werk zinvol is en dat ze een bijdrage hebben geleverd.

Herkennen en Erkennen

Het gaat over feedback geven, over complimenten en kritiek. Je krijgt de kans om je medewerkers te vertellen waarom je vindt dat ze hun werk goed doen, waarom ze een belangrijke bijdrage leveren, en waarom hun gedrag een positieve stimulans is voor collega’s. En natuurlijk ook om te helpen als er verbetering nodig is.

Het internet staat vol met regeltjes en handvatten over feedback geven. Waarom dan hier nog een keer aandacht daaraan besteden?

Het gaat uiteindelijk om herkennen en erkennen. Als een medewerker herkent waarom hij of zij een positieve (of negatieve) bijdrage levert, dan pas zal hij of zij zich dit eigen gaan maken. En dat is de basis waarop jullie verder kunnen bouwen en ontwikkelen.

Het voeren van een goed gesprek

Door klanten worden wij regelmatig gevraagd om de beoordelingsgesprekken in Fit-to-Position te analyseren. Vaak zien we dan toch dat gesprekken teveel gericht zijn op het meedelen van een boodschap in plaats van het aangaan van het gesprek. Tijdens onze training “Het voeren van een goed gesprek” besteden we hieraan dan ook veel aandacht.

Hieronder enkele praktijkvoorbeelden en onze suggesties om het gesprek op gang te brengen:

Voorbeelden	Suggesties
· Dit doe je niet goed.	· Hier moeten we aan werken.
· Dit moet echt beter.	· Hier kunnen we meer uithalen
· Ik wil dat je…	· Hoe denk jij dat je…
· Je weet wel wat ik bedoel. Dat snap je zelf ook.	· Herken je dat?

Dit lijken “open deuren”, de voorbeelden komen echt uit de praktijk. Kijk maar eens hoe vaak je dit zelf overkomt.

Feedback geven is natuurlijk maar 1 deel van het voeren van een gesprek, het kan niet zonder het maken van afspraken over ontwikkeling en verbetering. Daar komen we in het volgende artikel op terug.

Wil je meer weten of reageren op dit artikel, stuur dan een mail naar taco.witstok@rodium.nl.

Taco Witstok is sr. HR Projectmanager bij Fit-to-Position. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring in het adviseren van klanten bij performance verbetering, HR vraagstukken en het geven van trainingen.

Functiebeschrijvingen en het gebruik

nov 6, 2019

Lees de resultaten van het onderzoek naar het gebruik van functiebeschrijvingen.

Het onderzoek

“We horen van veel organisaties dat het up-to-date houden van de functiebeschrijvingen erg veel tijd en energie kost.” Aldus Robert Strijers, directeur van Fit-to-Position. “We wilden nu wel eens uitzoeken hoe organisaties omgaan met het gebruik van functiebeschrijvingen”. In het onderzoek zijn 200 bedrijven benaderd. Daarvan hebben er maar liefst precies 100 gereageerd. Zo’n hoge respons duidt erop dat het onderwerp wel leeft.

De algemene conclusie is dat vooral het actueel houden van de functiebeschrijvingen een uitdaging is binnen veel organisaties.

“De inkt is nog niet droog en je kunt alweer opnieuw beginnen”, is een veel gehoorde opmerking. Best een probleem, als je nagaat dat een functiebeschrijving toch een handvat hoort te zijn voor wat medewerkers moeten doen.

We wilden ook weten hoe vaak de functiebeschrijving de “meetlat” is van het functioneren en ontwikkelen. En welke inspanning het bijhouden van functiebeschrijvingen vergt.

Hieronder de resultaten van het onderzoek.

Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van functiebeschrijvingen?

Ja 96% 96%
Nee 4% 4%

Bijna alle organisatie gebruiken functiebeschrijvingen. De uitzonderingen zijn hele kleine organisaties.

Hoeveel functies zijn beschreven?

Meer dan 90% 54% 54%
tussen 70% en 90% 13% 13%
Tussen 50% en 70% 10% 10%
Minder dan 50% 23% 23%

Meer dan de helft van de organisaties heeft( bijna) alle functies beschreven. Voor bijna een kwart van de organisaties geldt dat minder dan 50% van de functies beschreven zijn. (De reden hiervan is niet aangegeven).

Waar worden binnen uw organisatie de functiebeschrijvingen voor gebruikt?

Werving & selectie 80% 80%
Functiewaardering 72% 72%
Basis voor functioneren en performance 54% 54%
Basis voor ontwikkeling 54% 54%
Bijlage bij arbeidsovereenkomst 48% 48%

Hoeveel functiebeschrijvingen zijn up-to-date?

Meer dan 90% 22% 22%
tussen 70% en 90% 28% 28%
Tussen 50% en 70% 36% 36%
Minder dan 50% 14% 14%

Je zou verwachten dat de actualiteit van de functiebeschrijvingen hoger is als ze ook de basis voor performance & ontwikkeling zijn. Dit gaat op voor ontwikkeling maar niet voor performance. Zie hiervoor onderstaande tabel:

Zou een functiebeschrijving generator interessant voor uw organisatie kunnen zijn?

Ja 64% 64%
Nee 23% 23%
Weet niet 13% 13%

Voordat de vraag gesteld werd is een korte uitleg geven over de functiecomponist.

Tot zover het verslag. (Heel veel dank aan Demi!)

Vraag meer informatie

Het verschil tussen resultaatgebieden, taken, skills en competenties

nov 4, 2019

Lees hier wat resultaatgebieden, resultaat, doelstelling, taken, competenties en skills zijn.

Resultaatgebied

We gebruiken een resultaatgebied om een verzameling bij elkaar horende taken en activiteiten aan te duiden. Uitvoering van de taken geven een bepaalde output; het resultaat.

Voorbeeld:

Omstellen van machines; voorbereiden, omstellen en afstellen conform gestelde kwaliteitseisen.

We geven in onze voorbeelden bibliotheek ook altijd voorbeelden van activiteiten. In dit geval: Voorbereiden, schoonmaken, omstellen, afstellen.

Resultaat

Het resultaat van de activiteiten. Bijvoorbeeld: de omgestelde machine.

Doelstelling

De doelstelling is de waarde (dus aantal, hoeveelheid, grootte, kwaliteit, etc..) van het resultaat. Bij een goede afspraak is het goed om het resultaat “SMART” af te spreken (SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, en Tijdsgebonden.

Bij performance cyclus spreek je de doelstelling af over de resultaatgebieden van de functie.

Bijvoorbeeld omstellen van de machine binnen een uur zodanig dat er geen hapering na ingebruikname plaatsvind.

Taak

Een taak of activiteit is een handeling of een reeks van handelingen.

Het verschil tussen taken, activiteiten en een resultaatgebied is afhankelijk van de afweging tussen de gewenste eenvoud en de gewenste concreetheid van de (functie)beschrijving.

Een taak voor een teamleider; onderhoud van machines kan het resultaatgebied van de monteur zijn.

Streef naar een praktische en begrijpelijke indeling.

Competentie

Er zijn meerdere definities van het begrip competentie.

“Een competentie is het vermogen om een taak met de juiste kennis en vaardigheden te verrichten.”

Of

“Een competentie is een herkenbaar gedragspatroon dat zich gedurende langere tijd, regelmatig en onder verschillende omstandigheden herhaalt.“

De competentie woordenboeken die in omloop zijn richten zich vooral op gedrag.

Om het praktisch te houden: wij gebruiken het woord competentie als de verzamelnaam voor kennis, vaardigheden en gedrag.

Skill

Een “Skill” is het vermogen een handeling goed uit te voeren. Een skill is ook een competentie. Toch benoemen we “skills” afzonderlijk omdat we willen uitdrukken dat skills concreter, specifieker en duidelijker zijn voor de uitoefening van een functie.

Competenties zijn algemener; alleen commerciele vaardigheden zijn niet genoeg om direct als vertegenwoordiger aan de slag te gaan. Daarvoor heb je ook de “skills” nodig om de producten van je organisatie te vertalen naar de klant.

We gebruiken skills voor het bepalen van directe inzetbaarheid.

Vraag meer informatie

Handleiding Bibliotheek

jul 27, 2019

Zo gebruik je de bibliotheek

Algemeen

Wat staat er in de bibliotheek?

Je vindt hier een groot aantal voorbeelden van ingevulde Functieprofielen, Resultaatgebieden, Indicatoren en Competenties. Alles om een volledig functiehuis te maken.

Waar vind ik de bibliotheek?

Via internet: https://library.fit-to-position.com. Je krijgt toegang tot de Library bij een functiecomponist business abbonnement.

Wat zie ik in het Functiekompas?

In het Functiekompas, ook wel loopbaankompas genoemd, zie je de functies van een organisatie. De functies zijn ingedeeld naar werkveld en niveau.

Klik in FtP op Organisatie-Functiekompas.
Hier staan alle aanwezige functiebeschrijvingen weergegeven in “taartpunten” per vakgebied.
Met muis krijg je de naam van de functie te zien.
Klik het betreffende bolletje aan, en de beschrijving wordt getoond op het scherm.
Klik op het “trapje” om het loopbaanpad te zien.
Klik rechtsboven op het PDF-icoon om de beschrijving op te slaan of te printen.

Wat is de inhoud van de functiebeschrijving?

In de functiebeschrijvingen in de Library staan:

Naam van de functie: gebruik eerst het “vakgebied/functiefamilie”, daarna het niveau (medewerker, coördinator , teamleider, manager). De functies staan dan netjes bij elkaar.
Vakgebied en niveau: deze worden apart op de functiebeschrijving weergegeven. Daarbij zorgt dit voor de verdeling van de functies in het Functiekompas.
Doelstelling van de functie
Opleiding en Kennis
Resultaatgebieden
Resultaatindicatoren
Competenties

We hebben ervoor gekozen om niet op te nemen:

Taken en verantwoordelijkheden: deze staan samengevat bij de resultaatgebieden.
Bevoegdheden: deze zijn organisatie specifiek, het zou een verkeerde indruk geven om hiervan voorbeelden op te geven.

Gemaakte keuzes

Welke functies staan er in de bibliotheek?

Er staan nu ongeveer 50 functies in ingedeeld naar vakgebied. We zullen in de nabije toekomst meer functies toevoegen. Dat is echter niet ons doel.

Het maken van veel beschrijvingen is niet wat we willen. We hechten vooral waarde aan goede resultaatgebieden. Zodat je zelf de goede functies kan samenstellen.

Wat is een resultaatgebied?

We kiezen een eigen praktische definitie: een resultaatgebied is een goep samenhangende taken/activiteiten die een bepaald resultaat opleveren.

Een resultaatgebied geeft aan wat de bedoeling is van de werkzaamheden.

Het resultaat is idealiter meetbaar. We erkennen echter dat dit in de praktijk niet altijd mogelijk is.

Hoe beschrijven we een resultaatgebied?

Onze beschrijving van een resultaatgebied bestaat uit:

Naam: Meestal een zelfstandig naamwoord en werkwoord.
Korte algemene beschrijving van de bedoeling.
Voorbeelden van taken/activiteiten
Richtlijnen:
- Gebruik geen eigen /afdelings-, of systeemnamen. Hierdoor maak je het herbruikbaar voor andere functies en/of afdelingen.
- Je hoeft niet volledig te zijn. Het is geen werkinstructie.

In de fuctiebeschrijving geven we aan dat de lijst van activiteiten niet volledig is of soms zelfs overcompleet.

Waar staat het resultaat van het resultaatgebied?

De resultaten van de resultaatgebieden staan in een aparte groep: “Resultaat indicatoren”.

Een resultaat indicator is bijvoorbeeld omzet, ziekteverzuim, aantal klanten, waarde van afval, etc.

De redenen om het resultaat in een aparte groep te zetten:

De functiebeschrijving wordt gegenereerd op basis van resultaatgebieden. In de functiebeschrijving wil je geen specifieke resultaten opnemen. Die zijn daarvoor te zeer afhankelijk van de context van de organisatie.
Meerdere resultaatgebieden kunnen invloed hebben op dezelfde indicator.
Het gedrag van een indicator is anders dan van een resultaatgebied. Bij een resultaatgebied bespreek je de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Bij een indicator bespreek en volg je de doelwaarde en de gerealiseerde waarde.

Wat zijn "Kenmerken van .." functies?

In de Functiecomponist zie je een paar speciale functies: De “Kenmerken van…(vakgebied)” functies.

Per vakgebied hebben we alle relevante resultaatgebieden aangegeven. Met het filter (zie instructie) heb je dan in 1 keer alle resultaatgebieden overzichtelijk bij elkaar voor het hele vakgebied.

Werken met instructie

Kan ik de voorbeelden overnemen?

De Library is bedoeld om voorbeelden te geven. Neem de voor jouw relevante teksten over door ze te kopiëren en te plakken in je eigen database.

Selecteer daarvoor de relevante teksten (CTRL-A) en plak ze in je eigen database (CTRL-V).

Ik wil maar 1 of 2 functies zien, hoe doe ik dat?

Als je in de functiecomponist bent, selecteer dan het filter (trechtertje rechts naast het woord Functie).
Scroll door de lijst met functies en vink de relevante functies aan.
- Je kan ook een deel van de functie in het zoekvenster intypen en de functies selecteren.
Klik op “Toepassen”.
Als je weer alle functies wilt zien: klik op “Leegmaken” en dan “Toepassen”.

Ik zie maar een paar functies; hoe zie ik de rest?

Met behulp van het filter (trechtertje rechts naast het woord Functie) kun je functies selecteren.

Als je weer alle functies wilt zien: klik op “Leegmaken” en dan “Toepassen”.

Hoe kan ik alleen gekoppelde resultaatgebieden zien?

Links naast het woord Resultaatgebieden staat een pijltje-icoon, waarmee je alleen de relevante bouwstenen kunt verbergen/tonen. Klik hierop om de andere resultaatgebieden in te klappen.

De PDF van de functiebeschrijving verschijnt niet.

Waarschijnlijk zijn pop-ups dan niet toegestaan. Dit kun je instellen bij je browser instellingen.

Chrome

Open Chrome op je computer.
Klik rechtsboven op instellingen.
Klik onderaan op Geavanceerd.
Klik onder ‘Privacy en beveiliging’ op Site-instellingen.
Klik op Pop-ups en omleidingen.
Zet de instelling bovenaan op Toegestaan

Firefox

Klik op extra (Tools)
Klik op Options.
Ga Naar tabblad Inhoud (Content)
>Zet het vinkje uit bij Block pop–up windows om deze uit te zetten.

Edge

Open Microsoft Edge en navigeer naar Instellingen en meer > Instellingen > Privacy en beveiliging.
Schuif omlaag naar Beveiliging.
Zet Pop-ups blokkeren op Aan.

Safari

Open Safari 11 of eerder en navigeer naar de menubalk, klik hier op Safari ▸ Voorkeuren. Open in het bekomen venster het tabblad ‘beveiliging’ en vink de optie ‘Blokkeer pop-upvensters’ uit, nu worden pop–ups toegestaan.

Een andere vraag? Stel hem hiernaast:

De resultaatgerichte functiebeschrijving

jul 20, 2019

In een resultaatgerichte functiebeschrijving zijn niet de taken beschreven, maar de resultaatgebieden. De activiteiten benoem je als voorbeeld. De beschrijving is op deze manier toekomstbestendig én er is minder discussie over veranderingen in het werkpakket.

Het format in de functiecomponist

Functienummer, Functienaam, Functiegroep(en)
Doel van de functie: omschrijving van het belangrijkste doel van de functie
2-4 resultaatgebieden
- Naam uniek; bij voorkeur een combinatie van een werkwoord en zelfstandig naamwoord: “Onderhouden van de ICT”, “Verbeteren leefbaarheid”
- Geef een korte beschrijving van het gebied. Maak het niet krampachtig. Naam en voorbeelden van activiteiten kan voldoende zijn.
- Niet alle resultaatgebieden zullen praktisch meetbaar zijn volgens de SMART methode. In de beschrijving moet het vooral duidelijk zijn wat er het werkterrein is. De invulling ervan en de meetbaarheid is toch vaak een afhankelijk van de afspraken tussen manager en medewerker.
- Zorg dat je in de beschrijving geen afdeling, product of bedrijfsspecifieke omschrijving opneemt, deze kunnen in de loop van tijd veranderen
- Geef voorbeelden van de activiteiten en verantwoordelijkheden. Geef aan dat het voorbeelden zijn, het is geen uitputtende activiteitenlijst.
- Als je het goed doet dan zullen veel resultaatgebieden vaak voorkomen bij meerdere functies. Dit zie je bijvoorbeeld bij “administratieve werkzaamheden” of “Uitvoeren van projecten”.
Vereiste vaardigheden en gedragscompetenties
- Let op dat er niet te veel competenties worden gekozen maar kies bijvoorbeeld 2 competenties van de organisatie; bijvoorbeeld leervermogen, 2 functiespecifieke competenties, bijvoorbeeld leidinggeven.
Vereiste opleiding, kennis en ervaring
Overige informatie